Rejestracja w dzienniku korespondencji
-
Rejestracja
w dzienniku korespondencji
(wraz z pełnymi treściami), automatyzacja tworzenia pism –
wykorzystanie szablonów MS-Word i OpenOffice. Pismo są ewidencjonowane we
właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są
takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis
przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres,
zestawienia kosztów.
-
Baza
korespondentów.
Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona
jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces
tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów.
Rzeczowy wykaz akt
Możliwość dowolnego układu rzeczowego wykazu akt, zgodnego z wytycznymi rozporządzenia.
Dekretacja pism
-
Selekcja i agregacja.
Mechanizmy selekcji i agregacji informacji,
według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów,
teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
-
Dekretacja,
podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących.
Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź
aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie
terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na
wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania
odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy
bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
-
Wydruki.
W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do
podpisu czy do odbioru korespondencji.
-
Dołączania
pełnych treści pism
- w postaci pliku z programów tekstowych bądź graficznych – na
przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać
korekty.
- ewidencja poczty i dokumentów
Praca ON-LINE
- Możliwość pracy on-line.
- Dziennik podawczy dostępny ze smartfonu
- Przesyłanie dokumentów do Kancelarii jako załączników.
- Dostęp 24 godziny na dobę.
Automatyzacje
-
Zabezpieczenia
przed dostępem
niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i
praw dostępu na poziomie pisma.
-
Automatyzacja
tworzenia korespondencji.
Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania
funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *sxw) mogą być
podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość
wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już
korespondencji w procesie tworzenia nowych.
-
Dodatkowe możliwości
Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat,
wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości
programu.
Faks
-
Odbieranie i zapisywanie faksów.
Po odebraniu dowolnego faksu, program Kancelaria automatycznie wczytuje go do bazy poczty wychodzącej.
Po wejściu do modułu sekretariat w opcji poczta wchodząca mamy listę odebranych faksów z załącznikami, można je dowolnie przeglądać i
uzupełnić zapis o dane dotyczące kontrahenta.
Możliwości techniczne programu Kancelaria
Skalowalność System przystosowany jest do pracy na wielu stanowiskach, również w wielu sekretariatach równocześnie.
Ochrona danych Dostęp do programu i poszczególnych funkcji chroniony systemem haseł (na poziomie użytkownika).
Ochrona na poziomie rekordu (pisma, dokumentu, korespondentów) dzięki systemowi przepustek, definiujących uprawnienia poszczególnych użytkowników do czytania, modyfikacji czy wydruku.
Program
Kancelaria może pracować jako osobna aplikacja, niezależnie od pozostałych
wykorzystywanych systemów. Atutem jest możliwość analizy prowadzonej
korespondencji w instytucji, łatwy dostęp do treści pism oraz
automatyzacja w procesie tworzenia korespondencji. Program Kancelaria zapewnia obieg dokumentów kancelaryjnych w każdej firmie.
