Możliwości programu Kancelaria MADAR 4.0

Program Kancelaria może pracować jako osobna aplikacja, niezależnie od pozostałych wykorzystywanych systemów. Atutem jest możliwość analizy prowadzonej  korespondencji w instytucji, łatwy dostęp do treści pism oraz automatyzacja w procesie tworzenia korespondencji. Program Kancelaria zapewnia obieg dokumentów kancelaryjnych w każdej firmie.

Informacje techniczne Pobierz demo Możliwości Cennik Bezpieczeństwo

Rejestracja w dzienniku korespondencji

• Rejestracja w dzienniku korespondencji
  (wraz z pełnymi treściami), automatyzacja tworzenia pism – wykorzystanie szablonów MS-Word i OpenOffice. Pismo są ewidencjonowane we właściwym dzienniku korespondencji lub rejestrze spraw. Wprowadzane są takie informacje jak: data, korespondent, rodzaj wysyłanego dokumentu, opis przesyłki, operator, data załatwienia. Możliwe są wydruki dziennika podawczego za dany okres, zestawienia kosztów.
• Baza korespondentów.
  Wszystkie dane na temat instytucji, osób czy firm, z którymi prowadzona jest korespondencja gromadzone są w jednej bazie, przyspieszając proces tworzenia i umożliwiając analizę dokumentów.
  
  

Rzeczowy wykaz akt

Możliwość dowolnego układu rzeczowego wykazu akt, zgodnego z wytycznymi rozporządzenia. Przypisane oznaczenia kategorii archiwalnej.

Dekretacja pism

• Selekcja i agregacja.
  Mechanizmy selekcji i agregacji informacji, według zadanych parametrów: korespondentów, daty, operatorów, teczki, tematu, rodzaju wysyłki.
• Dekretacja, podpisywanie i przekazywanie pism wchodzących.
  Istnieje możliwość przekazywanie korespondencji do kontroli bądź aprobaty do innych sekretariatów, kancelarii bądź referentów. Określanie terminu załatwienia czy podpisu oraz wykorzystanie operatorów pozwala na wprowadzenie kontroli wykonania zadań – na przykład podpisania odbioru przez odpowiednie działy. Zestawienia spraw niezałatwionych czy bez podpisu ułatwiają dodatkowo to zagadnienie.
• Wydruki.
  W programie istnieje możliwość wydruku dziennika korespondencji, list do podpisu czy do odbioru korespondencji.
  
• Elektroniczne potwierdzanie odbioru pism
• Ewidencja faktur elektronicznych
• Dołączania pełnych treści pism
  - w postaci pliku z programów tekstowych bądź graficznych – na przykład skanowanych. Wbudowana przeglądarka umożliwia podgląd i wydruk wybranych dokumentów. Uprawnione osoby mogą również dokonać korekty.
  
  
• ewidencja poczty i dokumentów

Praca ON-LINE

• Możliwość pracy on-line.
• Dziennik podawczy dostępny ze smartfonu
• Przesyłanie dokumentów do Kancelarii jako załączników.
• Dostęp 24 godziny na dobę.

Automatyzacje

• Zabezpieczenia przed dostępem
  niepowołanych osób do wprowadzonej informacji, poprzez system haseł i praw dostępu na poziomie pisma.
• Automatyzacja tworzenia korespondencji.
  Dzięki współpracy z innymi edytorami istnieje możliwość wykorzystania funkcji, jakie one oferują. Szablony dokumentów (*.doc, *sxw) mogą być podstawą tworzenia określonej grupy dokumentów. Również łatwość wyszukiwania pozwala na szybki dostęp i wykorzystanie istniejącej już korespondencji w procesie tworzenia nowych.
• Dodatkowe możliwości
  Adresowanie kopert i wydruk nalepek adresowych, obliczanie opłat, wysyłanie wiadomości e-mail to niektóre z dodatkowych możliwości programu.
Obsługa sekretariatu
Przesyłki polecone, za potwierdzeniem. Ewidencja opłat. Druk list do pokwitowania. Zestawienie kosztów przesyłek. Obsługa Poczty Polskiej, Inpost, kurierów DHL.

Kampanie marketingowe

Wysyłanie kartek świątecznych nie stanowi problemu. Wystarczy akregować bazę klientów i założyć z nich kampanię. Każdy namiar posiada znaczniki dot. wysyłki kartki świątecznej czy imieninowej. Natępnie udostępnione sa narzędzia do masowego adresowania kopert. Możliwe jest również wykorzystanie korespondencji seryjnej do personalizacji przesyłek.

Faks

• Odbieranie i zapisywanie faksów.
  Po odebraniu dowolnego faksu, program Kancelaria automatycznie wczytuje go do bazy poczty wychodzącej.
  Po wejściu do modułu sekretariat w opcji poczta wchodząca mamy listę odebranych faksów z załącznikami, można je dowolnie przeglądać i uzupełnić zapis o dane dotyczące kontrahenta.

Możliwości techniczne programu Kancelaria

Skalowalność System przystosowany jest do pracy na wielu stanowiskach, również w wielu sekretariatach równocześnie.

Ochrona danych Dostęp do programu i poszczególnych funkcji chroniony systemem haseł (na poziomie użytkownika). Ochrona na poziomie rekordu (pisma, dokumentu, korespondentów) dzięki systemowi przepustek, definiujących uprawnienia poszczególnych użytkowników do czytania, modyfikacji czy wydruku.

Prowadzenie kancelarii on-line docum.pl