Jak rozpocząć pracę w biurze rachunkowym

1. Plan kont - pracę z programem księgowym należy rozpocząć od wprowadzenia planu kont - jest on podstawową bazą w programie księgowym. W bazie tej umieszcza się również bilans otwarcia - informacje te można jednak uzupełnić w terminie późniejszym.
   Projektując plan kont należy pamiętać o zasadzie obowiązującej przy prowadzeniu kont rozrachunków z kontrahentami w programie. W planie kont występują tylko konta syntetyczne (należności oraz zobowiązania), analityczny podział według kontrahentów tworzony jest w księdze pomocniczej. Bilans otwarcia dla kontrahentów wprowadza się więc w rejestrach jako inne księgowania.
2. VAT - w programie założono, że dokumenty są w pierwszej kolejności wprowadzane do Rejestrów VAT, z których uzyskuje się ewidencje i wydruki będące podstawą:
   • rozliczenia podatku VAT,
   • ksiąg pomocniczych,
   • księgowania na konta księgi głównej,
   • rozliczeń zobowiązań i należności kontrahentów (po stronie obciążenia).
   Mówiąc prościej wszystkie dokumenty związane z rozliczeniem VAT oraz te, które będą księgowane na konta rozrachunkowe należności bądź zobowiązań z kontrahentami, muszą zostać zarejestrowane w opcji rejestry VAT. Wynika z tego też, że firmy, które nie są płatnikami VAT, a prowadzą analitykę rozrachunków z dostawcami i odbiorcami, również będą rejestrować dokumenty w tej samej opcji nie wykazując VAT.
3. Kasa / Bank dokumenty kasowe i bankowe są rejestrowane w opcji kasa bank. Uzyskuje się ewidencje i wydruki będące podstawą:
   • ksiąg pomocniczych,
   • księgowania na konta księgi głównej,
   • rozliczeń zobowiązań i należności kontrahentów (po stronie zapłaty).
4. Księgowanie w księdze głównej - odbywa się za pomocą poleceń księgowania PK. Do księgi głównej powinny zostać zaksięgowane wszystkie operacje, zarówno te, które inaczej nie są wprowadzane do księgowości (amortyzacja, wynagrodzenia) jak i zbiorczo wszystkie rejestry i raporty
   . Przy księgowaniu większości operacji można skorzystać z funkcji automatycznego generowania PK, tworzonego na podstawie dokumentów w rejestrze, kasie, banku, l.płac, amortyzacji itp. Wzorce dotyczące rejestrów magazynowych i księgowych można zaprojektować w opcji wzorce rejestrów.
5. Inne ewidencje dokumentów w księgach pomocniczych:
   • operacje magazynowe - jeżeli w module magazyn wprowadzane są zakupy towarów handlowych jako PZ, korekty dotyczące zakupów oraz wystawiane faktury, rachunki i korekty dotyczące sprzedaży to na tej podstawie automatycznie tworzą się księgi pomocnicze dotyczące operacji z kontrahentami oraz ewidencji towarowej,
   • rozrachunki z pracownikami prowadzone są w programie płace - należy wprowadzić listy płac oraz umowy-zlecenia,
   • zapisy techniczne, pomocnicze, przeksięgowania lub zapisy korygujące można wprowadzać do rejestru innych księgowań.
6. środki trwałe - ewidencjonowane w module ewidencje - środki trwałe, z możliwością dekretacji poszczególnych obiektów. Następnie przygotowane zbiorcze zestawienie amortyzacji za wskazany okres podlega księgowaniu w PK.