Wysyłka kartek świątecznych czyli kilka słów o adresowaniu

Myśląc o wysyłkach kartek świątecznych przypominają mi się czasy, gdy listy klientów, do których firma miała zamiar takowe życzenia wysłać, tworzone były ręcznie przez każdą osobę związaną z obsługą klientów osobno, a koperty adresowało się za pomocą maszyny do pisania. Czy jednak te czasy naprawdę minęły? Wprawdzie maszyny do pisania zastąpiono komputerami, ale czy taka akcja nie jest jednak do tej pory w dużym stopniu prowadzona ręcznie - na przykład tworzenie listy adresowej? Okazuje się bowiem, że istniejąca i używana od lat baza nie pozwala na pełną automatyzację wysyłek do klientów. Dlaczego?

Wybór grupy docelowej wysyłki

Jeżeli spojrzą Państwo na swoją bazę kontrahentów całościowo to można zauważyć, że:
  • Znajduje się tam mnóstwo śmieci kontrahentów nieaktualnych, lub takich, których przy wysyłce należy pominąć na przykład:
    • pracowników wpisanych do bazy
    • urzędy
    • dostawców - rozumianych jako kontrahentów, od których zakupiliśmy np. benzynę, ołówki czy meble
  • Wśród klientów pojawiają się tacy, którzy formalnie nie mają ze sobą nic wspólnego (często nawet nazwy). Faktycznie natomiast to te same firmy, rozdzielone jedynie dla celów podatkowych. Wysłanie trzech kartek, które tak naprawdę trafią w ręce tej samej osoby nie świadczy o naszym profesjonalizmie.
  • Często również należy dodać do listy:
    • potencjalnych klientów - na przykład w zaawansowanym stadium rozmów handlowych
    • znajomych związanych z firmą - na przykład dyrektora firmy polecającej nasze produkty
Rozwiązanie, które Państwu proponujemy zakłada rozdzielenia baz danych kontrahentów wykorzystywanych w systemie magazynowo-księgowym i tych na potrzeby analiz CRM.

Nowa baza kontaktów

Nowa baza kontrahentów nazwijmy ją bazą kontaktów w CRM powinna zawierać wszystkich klientów z dotychczasowej bazy księgowej. Jej przewagą jest możliwość zakwalifikowania każdego klienta do odpowiedniej kategorii, na przykład:
  • nieaktualny,
  • inny (urząd czy pracownik),
  • klient wymagający / masowy,
  • dostawca główny,
  • znajomy z pracy.
Te kategorie są podstawą do późniejszego wyboru klientów na przykład do wykonania wysyłki życzeń świątecznych dla klientów wymagających i znajomych z pracy. Możliwe jest również określenie innych atrybutów, które będą posiadali klienci z bazy kontaktów CRM. Tak stworzoną bazę kontaktów CRM można wykorzystywać również do innych działań marketingowych jej budowa zakłada bowiem, że oprócz klientów scalonych z kontrahentami z Systemu Zarządzania MADAR mogą zostać prowadzeni inni na przykład potencjalni z książki adresowej.Kopiowanie bazy można wykonać korzystając z programu System Zarządzania MADAR WIN lub CRMadar.

Baza kontrahentów

Baza kontaktów

scalona

Kontrahenci

Pracownicy

Oddziały

Pozostałe kontakty

Namiary

Inne

Nieaktualne

Baza księgowa

Baza kontaktów w CRM

Struktura i powiązania pomiędzy bazami: księgową i CRM.

Automatyzacja adresowania

Jeżeli klienci zostali już wybrani, adresaci określeni, adresy właściwe - przystąpmy do drugiej części, czyli adresowania. Technicznie możliwości adresowania daje większość programów (edytory, bazy adresowe, specjalizowane programy itp.). Trzeba tylko umieć włożyć naszą wyselekcjonowaną bazę klientów, do których wysyłamy życzenia i po krzyku. Jeżeli przyzwyczajeni są Państwo do jakiegoś oprogramowania - a ono czyta pliki zewnętrzne np. DBF, można skorzystać z możliwości tego oprogramowania. Często jednak przesyłanie takie nie udaje się w 100% - dlatego my zastosowaliśmy rozwiązania z naszego CRM-a, czyli:
  • nalepki adresowe drukowane przez CRM,
  • scalanie z dokumentami korespondencji seryjnej Word for Windows.
Efekt - wydruk nalepek adresowych wymagał dziesięciu kliknięć i mniej więcej tyle samo scalenie bazy z korespondencją seryjną. Czy to się nie opłaca? Osądźcie Państwo sami.