Wysyłka kartek świątecznych czyli kilka słów o adresowaniu
Myśląc o wysyłkach kartek świątecznych przypominają mi się
czasy, gdy listy klientów, do których firma miała zamiar takowe
życzenia wysłać, tworzone były ręcznie przez każdą osobę
związaną z obsługą klientów osobno, a koperty adresowało się za pomocą maszyny do pisania.
Czy jednak te czasy naprawdę minęły? Wprawdzie maszyny do pisania zastąpiono
komputerami, ale czy taka akcja nie jest jednak do
tej pory w dużym stopniu prowadzona ręcznie - na przykład
tworzenie listy adresowej? Okazuje się bowiem, że istniejąca i
używana od lat baza nie pozwala na pełną automatyzację wysyłek
do klientów. Dlaczego?
Wybór grupy docelowej wysyłki
Jeżeli spojrzą Państwo na swoją bazę kontrahentów całościowo to można zauważyć, że:
-
Znajduje się tam mnóstwo śmieci kontrahentów nieaktualnych, lub takich, których przy wysyłce
należy pominąć na przykład:
- pracowników wpisanych do bazy
- urzędy
- dostawców - rozumianych jako kontrahentów, od których zakupiliśmy np.
benzynę, ołówki czy meble
- Wśród klientów pojawiają się tacy, którzy formalnie nie mają ze
sobą nic wspólnego (często nawet nazwy). Faktycznie natomiast
to te same firmy, rozdzielone jedynie dla celów podatkowych. Wysłanie
trzech kartek, które tak naprawdę trafią w ręce tej samej osoby nie
świadczy o naszym profesjonalizmie.
- Często również należy dodać do listy:
- potencjalnych klientów - na przykład w zaawansowanym stadium rozmów handlowych
- znajomych związanych z firmą - na przykład dyrektora firmy polecającej nasze produkty
Rozwiązanie, które Państwu proponujemy zakłada rozdzielenia baz danych kontrahentów
wykorzystywanych w systemie magazynowo-księgowym i tych na potrzeby analiz
CRM.
Nowa baza kontaktów
Nowa baza kontrahentów nazwijmy ją bazą kontaktów w CRM
powinna zawierać wszystkich klientów z dotychczasowej bazy księgowej.
Jej przewagą jest możliwość zakwalifikowania każdego klienta do
odpowiedniej kategorii, na przykład:
- nieaktualny,
- inny (urząd czy pracownik),
- klient wymagający / masowy,
- dostawca główny,
- znajomy z pracy.
Te kategorie są podstawą do późniejszego wyboru klientów na przykład
do wykonania wysyłki życzeń świątecznych dla klientów wymagających i
znajomych z pracy. Możliwe jest również określenie innych atrybutów,
które będą posiadali klienci z bazy kontaktów CRM.
Tak stworzoną bazę kontaktów CRM można wykorzystywać również do innych działań marketingowych
jej budowa zakłada bowiem, że oprócz klientów scalonych z kontrahentami z
Systemu Zarządzania MADAR mogą zostać prowadzeni inni na przykład
potencjalni z książki adresowej.Kopiowanie bazy można
wykonać korzystając z programu System Zarządzania MADAR WIN lub CRMadar.
|
|
|
|
|
|
|
|
Baza kontrahentów
|
|
Baza
kontaktów
scalona
|
Kontrahenci
|
|
Pracownicy
|
|
Oddziały
|
|
|
Pozostałe
kontakty
|
Namiary
|
|
|
Inne
|
|
|
Nieaktualne
|
Baza księgowa
|
|
Baza kontaktów w CRM
|
Struktura i powiązania pomiędzy bazami: księgową i
CRM.
Automatyzacja adresowania
Jeżeli klienci zostali już wybrani, adresaci określeni, adresy właściwe - przystąpmy
do drugiej części, czyli adresowania. Technicznie możliwości
adresowania daje większość programów (edytory, bazy adresowe, specjalizowane
programy itp.). Trzeba tylko umieć włożyć naszą wyselekcjonowaną
bazę klientów, do których wysyłamy życzenia i po krzyku. Jeżeli
przyzwyczajeni są Państwo do jakiegoś oprogramowania - a ono czyta pliki zewnętrzne
np. DBF, można skorzystać z możliwości tego oprogramowania. Często jednak
przesyłanie takie nie udaje się w 100% - dlatego my zastosowaliśmy rozwiązania
z naszego CRM-a, czyli:
-
nalepki adresowe drukowane przez CRM,
- scalanie z dokumentami korespondencji seryjnej Word for Windows.
Efekt - wydruk nalepek adresowych wymagał dziesięciu kliknięć i mniej więcej tyle
samo scalenie bazy z korespondencją seryjną. Czy to się nie opłaca? Osądźcie
Państwo sami.
|