Zgodność księgi głównej z księgami pomocniczymi

W programie każda operacja zapisywana jest w kilku bazach, co z jednej strony komplikuje sprawdzanie poprawności i poprawę danych, z drugiej jednak pozwala na większą kontrolę. W wyniku awarii programu lub dokonywania operacji na bazach może okazać się, że dane w programie nie są spójne - tzn. dana operacja jest zapisana inaczej w różnych bazach. Takie sytuacje mogą wystąpić i najczęściej są trudne do zlokalizowania i poprawy.

Pomocnymi przy sprawdzaniu poprawności wpisanych danych są specjalne opcje - testy. Porównują one automatycznie wszystkie dane z odpowiadających sobie bazach i w razie wystąpienia niezgodności ujawniają takie pozycje na zestawieniu. W programie występuje kilka opcji testowych, które w zależności od swojego umiejscowienia sprawdzają różne dane (np. testy pod rejestrami dotyczą danych z rejestrów, pod kasą - danych z kasy itp.). Najczęstszą przyczyną wystąpienia niezgodności jest bezpośrednia ingerencja w bazach programu, wykonana nieumiejętnie. Dlatego poprawa niektórych pozycji wymaga zmian bezpośrednio w bazach.

Tylko wyczyszczenie testów, tzn. doprowadzenie do tego, by żaden test nie wykazywał pozycji błędnych, jest gwarancją spójności SYSTEMU. Sprawdzenie całościowe zgodności obrotów i sald kont księgi głównej z odpowiadającymi im księgami pomocniczymi jest możliwy w opcji

księgowość -> wydruki (ikona) -> kolumna: KSIĘGI POMOCNICZE - ZESTAWIENIE SALD

Tabelę, która pojawi się po wybraniu opcji należy wypełnić następująco:

okres - sprawdzana będzie zgodność kont za podany okres oraz narastająco od początku roku
test - wpisać V
sumuj syntetykę - wpisać V
konto od .. konto do - graniczne konta (np. tylko dla konta 202 należy wpisać od 202 do 202), nie podanie żadnego konta powoduje wykonanie testu dla wszystkich kont

Kwoty występujące na otrzymanym zestawieniu oznaczają niezgodności występujące pomiędzy księgą główną i pomocniczymi na tym koncie, przy którym są uwidocznione. W zależności od rodzaju konta, na którym dana niezgodność występuje, różne są sposoby jej lokalizacji i poprawy.

Najczęstsze przyczyny błędów

Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji nie związanej z księgami pomocniczymi i nie zamarkowanie jej

Dotyczy to np. wprowadzenia storna zapisu w księdze głównej. Można to łatwo znaleźć sprawdzając karty kontowe w księdze głównej. Jeżeli oprócz księgowań generowanych znajduje się PK wpisane ręcznie należy sprawdzić, czy jest ono na karcie kontowej ksiąg pomocniczych.

Poprawy można dokonać na dwa sposoby: zamarkować PK (w opcji PK-markowanie wybrać właściwy numer PK i nacisnąć klawisz ). Jeżeli PK dotyczy rozrachunków z kontrahentami należy skorzystać z drugiej możliwości. wpisać przeksięgowanie do rejestru przeksięgowań w opcji rejestry VAT-przeksięgowania rejestr inne księgowanie.

Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji związanej z księgami pomocniczymi i jej zamarkowanie

Dotyczy to np. przypadkowego markowania rejestru sprzedaży. Wiadomo, że na konto sprzedaży w księgach pomocniczych wchodzą wszystkie dokumenty. Jeżeli dodatkowe będzie tam widoczne PK zbiorcze spowoduje to podwojenie obrotów. Sprawdzić to można analizując kartę kontową w księgach pomocniczych - na koncie znajdują się zarówno dokumenty np. faktury sprzedaży, jak i PK dotyczące księgowania rejestru sprzedaży.
Poprawa: usunąć markowanie PK (w opcji PK-markowanie wybrać właściwy numer PK i nacisnąć klawisz ).

Zaksięgowanie PK na konta księgi głównej pozycji częściowo nie związanej z księgami pomocniczymi, częściowo jednak związanej

Może się zdarzyć, że do generowanego PK (a więc tego, który nie powinien być widoczny w księgach pomocniczych) zostanie dopisana jeszcze jedna pozycja przeksięgowania, która nie wynika z ksiąg pomocniczych i powinna się w nich znaleźć.

Poprawa: wpisać przeksięgowanie dotyczące części PK, która musi być widoczna w księgach pomocniczych, do rejestru przeksięgowań w opcji rejestry VAT-przeksięgowania rejestr inne księgowanie

Zmiana zapisów w księgach pomocniczych już po zaksięgowaniu i nie uwzględnienie jej w księdze głównej

Może się to zdarzyć na przykład, jeżeli po księgowaniach nie został zmieniony zakres, uniemożliwiający wpisywanie do ksiąg pomocniczych zapisów wcześniejszych.
Poprawa: jeżeli zmiany zostały wykonane prawidłowo tzn. zgodnie ze stanem faktycznym należy wprowadzić korektę na konta księgi głównej

Nie zaksięgowanie wszystkich ksiąg pomocniczych

Bardzo często zdarza się, że na konta księgi głównej nie został zaksięgowany rejestr kompensat. Aby sprawdzić kompletność księgowań można skorzystać z wydruku pomocniczego KSIĘGI POMOCNICZE-salda wg kontrahentów z ustawieniem przełącznika wg typu V. Na wydruku tym zgrupowane są wszystkie operacje wg typu np. zapłaty, kompensaty. W łatwy sposób można porównać go z kartą kontową księgi głównej.