• odpowiednią ankietę w postaci formularza umieszcza się w ramach witryny WWW przedsiębiorstwa,
• ankieta po wypełnieniu przez użytkownika generuje plik tekstowy wysyłany jako e-mail pod wskazany adres,
• plik tekstowy jest specjalnie sformatowany: kilka linijek nagłówka, następnie poszczególne pola ankiety w formacie:

NAZWA POLA SEPARATOR ZAWARTOŚĆ POLA,

• e-mail odbierany jest przez klienta pocztowego, jakim jest Microsoft Outlook, i zgodnie z konfiguracją przekazywany do wskazanego folderu,
• uruchomiona na tym samym komputerze aplikacja wchodząca w skład systemu informatycznego przedsiębiorstwa przegląda oznaczony folder w Microsoft Outlook i każdą nową wiadomość analizuje, odczytane dane wprowadza do bazy danych osobowych, a nadesłaną wiadomość oznacza lub kasuje zgodnie z algorytmem postępowania.

3.1. Omówienie wad i zalet w stosunku do innych rozwiązań
Wśród systemów tradycyjnych można wyróżnić wiele rozwiązań znacząco się od siebie różniących: począwszy od prostych skryptów aktualizujących bazę danych po pełną aplikację internetową z wykorzystaniem przeglądarki. Inny niż prezentowany model, który może w tym celu zostać zastosowany, wykorzystuje specjalne narzędzia pozwalające na gromadzenie informacji w bazie danych umieszczonych bezpośrednio na serwerach generujących stronę www z ankietą (on-line). Rozwiązanie to jednak cechuje się kilkoma istotnymi wadami:

• baza danych osobowych bezpośrednio umieszczona na serwerach internetowych jest bardziej narażona na niebezpieczeństwo włamania i kradzieży [6]. Pociąga to za sobą konieczność stosowania odpowiednich zabezpieczeń. W proponowanym modelu możliwe jest tylko wysyłanie plików tekstowych, które dopiero po weryfikacji wprowadzane są do bazy danych. Uszkodzenie serwera internetowego czy pocztowego pozostaje bez wpływu na zgromadzone już w bazie dane;
• wymagane są dodatkowe narzędzia do realizacji takiej bazy, co pociąga za sobą wzrost kosztów. W wielu wypadkach, z uwagi na różne systemy operacyjne serwerów internetowych, nie jest możliwa implementacja bez ich gruntownej przebudowy. Nie wymagana jest również umiejętność projektowania aplikacji internetowych.

Opisywany wcześniej model systemu przekazywania danych o klientach cechuje się następującymi zaletami:

• system informatyczny nie musi być stale połączony z systemem internetowym, dane mogą być pobierane cyklicznie,
• dane przed wprowadzenie do bazy danych mogą podlegać szczegółowej analizie, dokonuje się na tym etapie odpowiedniego kodowania i konwertowania informacji zawartej w pliku tekstowym na potrzeby bazy danych,
• dane mogą pochodzić z wielu różnych ankiet, które aplikacja po właściwej interpretacji wprowadza do wspólnej bazy danych osobowych. 

Wymienione cechy w punktach b) i c) można również zaimplementować w systemach on-line, pociąga to za sobą jednak znaczący wzrost nakładów na tworzenie aplikacji internetowych.

3.2. Etapy tworzenia ankiety automatycznie wczytywanej do SI
Implementacja przedstawianego rozwiązania następuje według przedstawionego schematu:

1. Zaprojektowanie pól do wypełniania, zakodowanie ich w postaci zrozumiałej dla przeglądarki (czyli programów wykorzystywanych do oglądania stron WWW), wprowadzenie mechanizmów wysyłania zawartości wypełnionych pól w postaci e-mail pod wskazany adres.
2. Umieszczenie ankiety na serwerze internetowym, właściwa konfiguracja serwera tak, aby użytkownicy mogli wypełniać ankietę, i po potwierdzeniu zakończenia wypełniania, jej treść w ustalonej formie została wysłana. Przykładowy e-mail wysłany po wypełnieniu ankiety pokazany jest na rysunku 1.
3. Konfiguracja programu Microsoft Outlook tak, aby odbierał wiadomości pochodzące z ankiety i umieszczał je w odpowiednim folderze.
4. Instalacja modułu analizy, który sprawdza, czy nie ma nowych wiadomości z ankietami, a w razie pojawienia się ich dokonuje analizy.

4.1. Pobieranie informacji z klienta pocztowego
Przy tworzeniu modułu wczytywania ankiet zdecydowano się na klienta pocztowego zawartego w programie Microsoft Outlook. Takiego wyboru dokonano, gdyż program ten spełniał następujące założenia: należy zastosować typowy program pocztowy, z którego będzie można automatycznie pobierać i przetwarzać wybrane wiadomości (korzystając z interfejsu COM). 
Interfejs COM został stworzony przez Microsoft w celu umożliwienia bezpośredniej współpracy różnych aplikacji, w tym pochodzących od różnych producentów. Za pośrednictwem tego interfejsu można bezpośrednio ingerować w sposób działania programu Outlook,można pobierać lub zmieniać dane w nim zawarte [8].

4.2. Interpretacja zawartości przesyłki
Druga część modułu analizy ankiet jest odpowiedzialna za interpretację przesłanego tekstu. Można tu wyróżnić kilka etapów:
- weryfikacja, czy wiadomość zawiera informacje pochodzące z ankiety,
- podział tekstu na fragmenty odpowiedzialne za poszczególne pola i identyfikacja tych pól,
- weryfikacja pól zawierających dane personalne i teleadresowe,
- interpretacja i kodowanie pozostałych pól.
Wstępna weryfikacja ma za zadanie odrzucić wszystkie bezużyteczne (z punktu widzenia marketingowego) przesyłki: dotyczy to przesyłek niepełnych lub o nieprawidłowej strukturze. Weryfikacji podlegają adres, kod pocztowy, adres e-mail. Ponieważ nie ma ograniczeń w dostępie do strony z ankietą, to należy się liczyć z możliwością otrzymywania przesyłek-śmieci, które niepotrzebnie byłyby przetwarzane.

4.3. Wprowadzanie informacji do bazy danych
Ostatni fragment nastręcza najwięcej problemów. Jeżeli bowiem w założeniach projektowych przeznaczenie baza danych osobowych nie jest ściśle określone i ma być możliwość stosowania stosunkowo szerokiego spektrum pytań w ankietach, a dodatkowo ankiety te mogą być modyfikowane, to rodzi się problem takiego zaprojektowana struktury bazy danych, aby istniała możliwość automatycznego wprowadzania informacji, a następnie ich późniejszej analizy. W tym celu wprowadzono następujące ograniczenie: na wszystkie pytania odpowiada się poprzez zaznaczenie (jednej, żadnej lub kilku) odpowiedzi. Przy takim założeniu wystarczy, aby program generujący plik tekstowy zawarł w nim kody pól związanych z wybranymi odpowiedziami i na tej podstawie aplikacja analizująca po odpowiednim przetworzeniu będzie mogła wprowadzić informację do bazy danych. Na podstawie słownika możliwych odpowiedzi stosuje się odpowiednie kodowanie tej informacji i zapis taki wprowadzany jest do bazy danych.
Zanim to jednak się stanie następuje jeszcze jedna weryfikacja: czy dane osoby nie zostały już kiedyś umieszczone w bazie danych. Dzięki takiej weryfikacji otrzymuje się dodatkowe funkcje spełniane przez program. Odrzucane są dublowane wysyłki tej samej ankiety przez użytkownika, co się zdarza np. przy nieumiejętnym wprowadzaniu danych bądź próbie zakłócenia działania poprzez wielokrotne wysyłanie tej samej wiadomości. Ciekawa właściwość to możliwość automatycznej aktualizacji danych o kliencie uprzednio wprowadzonym, w przypadku gdy przesłane dane są wystarczające do wiarygodnej jego identyfikacji.